kegiatan kesekretarisan perkantoran

Kegiatan Kesekretarisan

1. Definisi Sekretaris dan Kesekretariatan

Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin “secretum”, yang berarti rahasia dan “secretarium”, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam bahasa Inggris disebut “secretary” yang berasal dari kata “secret” yang berarti rahasia.

·         Sekretaris merupakan seorang yang membantu pimpinan menyelenggarakan bagian-bagian kecil tugas pekerjaan pimpinan dan memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab.

·         Sekretariat merupakan satuan organisasi dimana di dalamnya, sekretaris beserta para pembantunya melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok atau administrasi.

·         Kesekretariatan : segala kegiatan yang dilakukan oleh secretariat. Jadi kesekretariatan menyatakan kegiatan dan tata kerjanya.

·         Administrasi kesekretariatan: keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

2.  Kedudukan dan Peran Sekretaris

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyaiwewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan,  penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

3.  Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris

A.Ruang Lingkup

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

a.  Menerima tamu

b.  Menerima telepon

c.  Mengambil dikte dan melatinkan

d.  Menyimpan surat

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan :

a.  Tugas-tugas yang bersifat rutin

b.  Tugas-tugas khusus

c.  Tugas-tugas yang bersifat kreatif

d.  Melakukan hubungan dan kerja sama

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

·         Memperlancar lalu lintas dna distribusiinformasi ke segala pihak baik internmaupun ekstern.

·         Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi

·         Mengelola dan memelihara dokumentasiperusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC)

C. Fungsi

ü  Mengadakan pencatatan darisemua kegiatan manajemen

ü  Sebagai alat pelaksana pusatketatausahaan.

ü  Sebagai alat komunikasiorganisasi / perusahaan

ü  Sebagai pusat dokumentasi

4. Tata Usaha

Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan atau perusahaan yang bersangkutan/ dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkanannya.

Tata usaha mempunyai sifat-sifat berikut:

1. Besifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan.

2. Bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran.

Dari peranan-peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 pola, yaitu :

1.      Menghimpun

2.      Mencatat

3.      Mengelola

4.      Mengadakan

5.      Mengirim

6.     Menyimpan

5.  syarat-syarat  untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :

1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.

2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya.

3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja

4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.

5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.

6. Macam-macam Sekretaris Sesuai Kedudukan/ Wewenang dan Tanggung Jawab

Sesuai kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya, sekretaris dibedakan dua macam, yaitu:

a. Sekretaris Eksekutif (Executive Secretary)

Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer. Sekretaris ini memiliki pegawai atau bawahan umumnya untuk satu unit organisasi. Misalnya Sekretaris Jenderal, Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah dan sebagainya.

b. Sekretaris Pribadi (Private Secretary)

Sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu dan tidak memiliki bawahan. Misalnya Sekretaris Manajer, Sekretaris Direktur, Sekretaris Artis dan sebagainya.

c.  Sekretaris Muda ( Junior Secretary)

Sekretaris muda yaitu seiring yang karena kedudukannya dilihat dari aspek:

a.  Lebih muda yaitu seseorang dalam arti usia pengalaman

b. Pangkat jabatan yang lebih rendah

Peran Sekretaris Sebagai Pembantu Pimpinan

Ada beberapa peran sekretaris, antara lain:

a. Penjaga/Beranda Perusahaan

b. Filter dan Pengelola Informasi

c. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan

d. Secret Keeper/Pemegang Rahasia

e. Penasihat untuk dimintai pendapatnya

f. Penghubung/Humas

­­­MANAJEMEN WAKTU

(TIME MANAGEMENT)

KETERAMPILAN MANAJER

            Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.  Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1.      Keterampilan Konseptual (Conceptional Skill)

Manajer tingkat atas (Top Manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep ide dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2.      Keterampilan Berhubungan dengan Orang Lain (Humanity Skill)

Seorang manajer perlu memiliki keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain.

3.      Keterampilan Teknis (Technical Skill)

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu.  Misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin dan lain-lain.

            Selain tiga keterampilan diatas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1.      Keterampilan Manajemen Waktu

2.      Keterampilan Membuat Keputusan

PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU DI TEMPAT KERJA

            Manajemen waktu membantu dalam mewujudkan atau mencapai tujuan Anda.  Ingatlah waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan yang Anda lakukan haruslah direncanakan.  Hal ini akan memastikan bahwa tugas selesai dan waktu yang digunakan dapat dipertanggungjawabkan.

            Jika Anda mampu menyelesaikan target Anda dengan mengatur waktu Anda dengan baik, Anda memiliki keunggulan atas rekan Anda.

MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN

            Seorang pimpinan sama dengan pegawai lainnya, pasti mempunyai bermacam-macam kegiatan yang harus dikerjakan bahkan lebih padat dari pegawai lainnya.

            Pimpinan sehebat apapun, dia tetap membutuhkan seseorang untuk membantu mengingatkan kegiatan yang harus dilakukan dan menyusunnya dalam sebuah jadwal kegiatan.

Jadwal kerja pimpinan yang telah disusun oleh sekretaris haruslah bersifat luwes atau fleksibel, karena tidak menutup kemungkinan jadwal itu berubah menurut situasi dan kondisi yang ada dalam perusahaan.

            Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya di bidang manajemen.  Namun tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri.  Seorang sekretaris yang profesional tertantang untuk pandai dan kritis dalam mengatur waktu kerja baik untuk dirinya sendiri maupun untuk pimpinan.

Seorang sekretaris haarus mampu memanage waktu dengan baik, mulai dari:

·         Perencanaan jadwal kegiatan

·         Mengkoordinir waktu sekretaris dengan waktu pimpinan

·         Mengorganisir waktu pimpinan

·         Melakukan pengawasan apakah ada kegiatan yang belum terjadwal, atau memastikan sudahkah kegiatan pimpinan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati antar pimpinan dan sekretaris.

Adapun penerapan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan sebagai berikut:

1.      Perencanaan

a.       Jelas

b.      Realistis

c.       Fleksibel

d.      Berkesinambungan

2.      Pengorganisasian

a.       Membuat daftar kerja

b.      Menetapkan berapa waktu yang dibutuhkan

c.       Menetapkan prioritas dari pekerjaan

d.      Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam suatu tugas pimpinan

3.      Pengkoordinasian

Mengharmonisasikan/kesesuaian antar tugas pimpinan dengan tugas sekretaris atau dengan pegawai lainnya sehingga tercapai pelaksanaan tugas yang efisien dan efektif.

4.      Pengawasan

a.       Melihat apakah jadwal kegiatan yang direncanakan sesuai dengan yang dilaksanakan.

b.      Mengoreksi jadwal kegiatan yang tidak sesuai rencana

c.       Melihat ketepatan waktu dan kwalitas pekerjaan

Hal-hal tersebut diatas dijadikan pertimbangan untuk menyusun jadwal pada kemudian hari.

Menerima Telepon dan Melayani Telepon

1.  Pengertian Bertelepon

            Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif.  Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat.

2. Etika Menangani Telepon

            Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang.  Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon.  Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda.  Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda.  Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah.  Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda.  Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon.  Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan.  Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

3. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon:

1.      Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.

2.      Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja       kerja,untuk memudahkan bila diperlukan.

3.      Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.

4.       Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.

5.       Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.

6.       Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.

7.      Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.

8.       Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

4. Cara penerimaan telepon

            Untuk dapat menerima telepon yang masuk harus di terima oleh sekretaris, maka ia harus melakukan dua hal yang sederhana, tetapi sangat efektif.  Pertama, sekretaris harus segera menjadikan sumber suara yang bising dan akan mengganggu ketenangan pimpinan.  Dengan tidak diangkatnya teleon dengan segera akan menimbulkan pertanyaan bagi pimpinan.  Apakah sekretaris tedak ada di tempat, haruskah ia yang menerimanya.  Tetapi meskipun telepon berdering pada saat sibuk, tedaklah dibenarkan bahwa telepon akan diterima dengan kurang menyenangkan.  Bahwa telepon akan diterima dengan kurang menyenangkan. Seorang sekretaris yang baik mengatakan; “Berikanlah perhatian sepenuhnya dan berbicaralah dengan sopan dan ramah demikian engkau mengangkat telepon”.
Yang kedua adalah, bahwa sekretaris hars segera mungkin siap untuk mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan dalam telepon. Apakah sekretaris mengangkat telepon tangan siap mencatat segala sesuatu pada block note yang telah dipersiapkan untuk keperluan ini. Gerakan kedua belah tangan ini harus bersifat spontan dan sinkron, sehingga sekretaris tidak akan kehilangan waltu untuk minta mengulangi hal-hal yang perlu dicatat dari pembicaraan itu.

5. Cara menelpon ke lain tempat

            Untuk dapat menelpon ke luar setiap kantor mempuntai cara yang berbeda terhantung dari pesawat yang di punyai oleh sekrtaris.  Apabila telepon yang ada pada sekrtaris adalah telepon langsung, maka tidak ada kesulitan apapus kecuali langsung memutar nomor yang di kehendaki.  Akan tetapi apabila telepon uang ada harus melalui telepon sental (switchboard) sebeluum dapat menelpon ke luar, maka sekretaris dapat meminta penjaga telepon untuk menelponmkan nomorr yang di kehendaki, atau minta kepada penjaga telepon untuk dapat di sambungkan ke luar.  Sesudah memperoleh sambungan keluar, maka sekrtaues memutar nomor yang dikehendaki.  Apabila seseorang menelpon ke luar, maka dua kemungkinan yang dapat terjadi, pertma telen langsung diterima oleh orang yang dikehendaki, dan yang kedua adalah bahwa telepon diterima oleh baik sekretrisnya.  Baik dalam hal yang pertama maupun hal yang kedua, sekretaris instansinya setelah memperoleh sambungan serta mempeeroleh kepastian bahwa nomor yang dituju adalah benar. Misalnya:

 “selamat pagi, ini lembaga pendidikan “A” dapatkah bapak S berbicara dengan bapak L?”

Untuk menghindari agar orang ang dikehindaki tidak menunggu terlalu lama, maka sekretaris harus yakin sebelumnya bahwa pimpinan telah siap untuk berbicara.  Ada kalanya seorang pimpinan setelah meminta sekretarisnya untuk menyambungkan telepon kepada seorangan kepala bagian yang lain, karena lupa telah minta disambungkan telepon. Apabila sekretaris mengetahui kebiasaan pimpinan seperti ini, maka sekretaris harus yakin diinginkan oleh pimponan, bahwa pimpinan telah siap untuk berbicara didepan telepon. Apabila tidak, maka pejabat yang diminta menunggu akan menyalahkan sekretaris.

2.  Hambatan-Hambatan dalam Menanggapi Telepon

Hambatan terbagi dalam dua hal, yaitu (1) faktor alat dan (2) faktor komunikasi.

1.       Faktor Alat

Hambatan dari faktor peralatan/alat, yaitu

·         Suara berisik

·         Suara timbul tenggelam

·         Suara mengecil

·         Saat memutar atau menekan tombol telepon, tidak terdengar nada kontak

·         Nada sambung tidak terdengar

·         Di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus.

2.      Faktor Pemakai (Komunikan dan Komunikator)

Hambatan dari faktor pemakaian, yaitu

·         Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya

·         Berdecak atai berbicara di telepon sambil makan

·         Meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain

·         Berbicara terlalu cepat

·         Desah napas terdengar

·         Berbicara samil bersenda gurau

·         Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan

·         Letak gagan telepon terlalu ke atas atau ke bawah

Skill dalam berkomunikasi melalui telepon

(managementfile – Service)- skill dalam berkomunikasi merupakan hal mendasar yang perlu dimiliki oleh seoran customer service.  Setidaknya, ada empat hal yang cukup penting dan mendasar untuk dapat memuaskan konsumen atau pelanggan diantaranya:

1.      Terampil dalam berbicara

2.      Terampil dalam memberika pujian

3.      Terampil dalam hal menjadi pendengar yang baik

4.      Terampil utuk memberikan masukan atau pendpat

Salah satu bentuk komunikasi tidak langsung adalah komunikasi dengan telepon.  Komunikasi dengn telepon ini merupakan bentuk komunikasi yang sering dilakukan oleh seorang customer service, terutama mereka yang berada di bagian call center.  Komunikasi melalui telepon juga membutuhkan skill tertentu, tidak bisa sembarangan.  Cara bicara yang sopan harus selalu dipertahankan, karea percakapan tidak dilakukan secara langsung sehingga biasanya orang cenerung lebih sensitif.

Adapun tata cara atau aturan dalam berkomunikasi melalui telepon adalah sebagai berikut:

1.  Angkat dan jawablah dengan segara saat telepon berbunyi, tidak lebih dari  dering ketiga mulailah menjawab telephone dengan sopan dan resmi

2.  Menyebut nama perusahaan/lembaga/unit bisnis

3.  Mengucapkan salam, selamat pagi, selamat siang atau selamat malam

4.  Sebut nama peerima telepon

5.  Tawarkan bantuan

6.  Tanyakan nama penelpon apabila belum mengenal

7.  Tanyakan mengenai kepentingannya

8.  Tuliskan pesan atau hal penting yang disampaikan

9.  Ucapkan salam sebelum mengakhiri percakapan

10. Gunakan bahasa yang jelas, singkat tetapi sopan

11. Biarkan penelpon menutup telepon terlebih dahulu

Satu hal yang sangat penting peranannya juga dalam sebuah percakapn melalui telepon yakni TERSEYUM, karena itu akan membantu suara ditelepon menjadi lebih ramh dan menyenangkan.

Menerima dan Melayani tamu(Resepsionis)

A.  SYARAT – SYARAT PENTING BAGI PENERIMA TAMU

1.  Sopan dan ramah tamah.

2.  Berkepribadian yang menarik.

3.  Bijaksana dan cerdas.

4. Mempunyai pengetahuan tentang  orang-orang serta kebijaksanaan-kebijaksanaan tentang  kantor  dimana ia bekerja.

Catat Identitas Tamu

      Tujuannya adalah untuk menghindari kemungkinan adanya maksud-maksud terselubung dari seorang tamu.

B.   HAL     -     HAL   YA NG HARUS DIKETAHUI DAN DILAKSANAKAN DALAM  MELAYANI TAMU

1. Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, menanyakan keperluan dan  meminta mengisi kartu atau buku tamu.

2. Dalam pembicaraan dengan tamu harus menjaga diri dan mengerti apa yang boleh atau tidak boleh tentang hal-hal yang bisa dibicarakan.

3. Mengarahkan, memberi informasi dan membantu pimpinan membuat perjanjian dengan tamu.

4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, beri penjelasan dengan baik

5. Usahakan tamu senang bila sedang menunggu dan sediakan bacaan.

6. Beri perhatian yang besar pada setiap tamu dan segera ambil keputusanyang tepat bila ternyata dapat disalurkan ke bagian lain.

Penyaringan Tamu terbagi menjadi:

Tamu yang dapat ditangani oleh sekretaris

Tamu yang dapat dihadapkan  ke pada pimpinan.

Tamu yang dapat disalurkan ke pada pejabat lain.

C.  MENYAPA (GREETINGS)

·         Greeting harus dilakukan sekretaris saat bertatapan muka dengan tamu, dilakukan secara sopan dan ramah, dengan tersenyum.

·         Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu

·         Menyapa dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai sebutan Tante/Oom.

·         Bila tamu tersebut sudah dikenal harus disebutkan namanya.

·         Lalu menanyakan keperluan tamu dan mempersilahkan mengisi buku tamu atau kartu tamu.

D. MACAM-MACAM TAMU

1.Tamu dengan perjanjian lebih dulu.

2.Tamu tanpa atau belum mengadakan perjanjian.

3.Tamu yang merupakan teman pimpinan.

4.Tamu rutin atau relasi.

5.Tamu pegawai kantor sendiri

D. MEMBUAT ATAU MEMBATALKAN PERJANJIAN

1. Perjanjian perlu dibuat dan didaftarkan oleh sekretaris padabuku catatan khusus untuk membantu mengingatkanpimpinan.

2.  Buat perjanjian bila tamu menghendaki, bila ada perubahansampaikan secepatnya melalui telepon, oleh sebab itu janganlupa mencatat nomor telepon tamu.

3.  Bila sampai terlambat dikomunikasikan akan memberi kesan yang tidak baik.

4.  Sekretaris perlu membuat catatan perjanjian yang dibuat olehpimpinan dan mengatur suatu pertemuan.

5.  Bila perjanjian dibuat oleh sekretaris hendaknya dijelaskankepada orang yang menerima perjanjian bahwa ia harusmendapat persetujuan pimpinan dan masih dapat berubah.

6.  Bila perjanjian dibuat pimpinan diluar kantor tanpapengetahuan sekretaris, maka untuk mengetahuinya sekretarisharus selalu mengeceknya setiap hari dengan pimpinan

E.  MENGATUR SUATU PERTEMUAN

1.  Pimpinan ingin bertemu relasi

·         Perhatikan instruksi yang diberikan seperti:siapa, waktu, topik pembicaraan dan tempat.

·         Periksa jadwal pimpinan dan catat.

2.  Relasi ingin bertemu pimpinan

·         Persetujuan pertemuan disesuaikan dengan jadwal pimpinan.

CONTOH FORMULIR/KARTU TAMU

Number:

KARTU TAMU (VISITOR CARD)

1.Name:

2.Occupation:

3.Address:

4.Telephone:

5 Wanttosee:

6.Subject:

Notes:

Finishat:

Palembang,                   2010

Signature

F..BEBERAPA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN OLEH RESEPSIONIS

a.  Memiliki buku harian untuk mencatat perjanjian dengan paratamu yang ingin bertemu pimpinan atau kepala bagian.

b.  Mengingatkan pimpinan atas tanggal dan waktu yang telahdijanjikan.

c.  Mengingat nama-nama tamu yang sering berkunjung karenabiasanya orang lebih suka kalau namanya disebut.

d.  Mengambil keputusan dengan cepat dan bijaksana bilakedatangan tamu tanpa perjanjian..

G. PERSIAPAN – PERSIAPAN UNTUK MENERIMA TAMU

1. Mengecek ruangan kerja dan ruang tamu agar tetap bersihseperti membereskan majalah, merapikan kursi dan meja.

2.  Memilih majalah baru dan menyingkirkan majalah yang sudahlama dan rusak.

3.  Menyingkirkan surat kabar yang sudah kadaluarsa.

4. Mengatur tempat duduk tamu sehingga tidak menghalangi jalan dan bila tamu dalam jumlah yang banyak sebaiknyaditempatkan di ruangan rapat.

5. Bersihkan meja Saudara dari surat-surat dan dokumen-dokumen yang bersifat konfidential atau rahasia.

6.  Merencanakan pekerjaan untuk melayani tamu yang datangbersamaan.

7.  Menyiapkan diri untuk menyambut tamu dari luar negeri baik cara penyambutannya atau bahasa yang digunakan dan sebaiknya kita tahu tentang kebiasaan-kebiasaan dari negara mana asal tamu tersebut.

8.  Jika ada tamu yang cacat layanilah dengan baik, jangan sampai menyinggungnya.

9.  Menyiapkan buku tamu yang akan diisi oleh tamu.

10.Simpanlah dalam laci meja buku-buku, bacaan-bacaan untukanak-anak dan permen untuk mengatasi tamu yangmembawa anak kecil bila perlu anda menjadi baby sisternyaselama orang tuanya menemui pimpinan.

11.Diskusikan dengan pimpinan tentang cara penyambutan tamusebelum mereka datang.

12.Jika dikantor akan diadakan rapat maka persiapkanlah hal-halyang mungkin diperlukan pimpinan.

H.  SIKAP SEORANG RESEPTIONIS DALAM MENERIMA TAMU

1.  Mengetahui kebijaksanaan-kebijaksanaan kantor , tempat kitabekerja mengenai cara menerima tamu yang berbeda.

2.  Bersikap ramah terhadap setiap tamu yang datang danucapkan salam.

3. Berhentilah dari pekerjaan yang sedang kita lakukan bila tamu datang dan berikan perhatian sepenuhnya.  Berbicaralah berhadapan dan tersenyum.

4. Antarkan tamu tersebut ketempat orang yang dituju, janganbiarkan tamu mencari sendiri kecuali banyak tamu yang lain.

5.  Tanyakan tentang orang-orang yang harus ditemui bila harusmenunggu.

6. Ingatlah nama-nama dari tamu tersebut, jangan sekali-kalimenebak identitas  seseorang yang belum dikenal, biarkanlahdia mengenalkan diri.

7. Ajaklah tamu bercakap-cakap jika dia harus menunggu tetapitopik pembicaraan yang ringan dan netral.

8. Kenaikan tamu kepada orang yang dimaksud dengan menyebutkan nama dan jabatannya.

9. Tanyakan dengan sopan nama perusahaan dan tujuan dari kunjungannya jika tamu belum mempunyai janji.

10. Bila ada seorang tamu yang sedang mengikuti rapat ketika itu ada telepon untuknya maka terimalah telepon itu dan buat perjanjian untuk menelpon kembali atau tanyakan pesannya.

Formulir Kantor

Pengertian Formulir

—  Formulir adalah lembaran kartu atau kertas lepas berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu secara di cetak dengan uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis atau ruang-ruang untuk menghimpun, mencatat atau menyampaikan informasi yang diperlukan

—  Formulir atau Form adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel

ü  Informasi tetap adalah informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pda pengguna formulir.  Informasi tetap tujuannya agar pengguna formulir memahami atau mengerti apa yang ingin disampaikan (informasi ini biasanya tercetak sama untuk semua pengguna formulir)

ü  Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya/maksudnya

Macam – Macam formulir :

—  Formulir Intern, formulir yang digunakan dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri. Contoh:  form permohonan biaya dan form kehadiran dan ketidakhadiran

—  Formulir Ekstern, Formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan. Contoh: formulir pendaftaran dan permohonan menjadi nasabah.

Jenis  Formulir :

Menurut sumbernya:

1. Formulir yang dibuat dan disimpan oleh perusahan. Contoh: memo, surat  permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang.

2. Formulir yang dibuat perusahaan dan dikirim ke pihak luar. Contoh: Faktur Penjualan, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian.

3. Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh: Order pelanggan, pernyataan piutang dari kreditor, Faktur pembelian, rekening koran bank

Menurut tujuan penggunaannya:

1. Dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan, contoh: surat permintaan pembelian, bukti permintaan dan pengeluaran barang, Memo debet dan kredit

2.  Digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilakukan. Contoh: Faktur Penjualan, Faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat

Tujuan Penggunaan Formulir:

—  Membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan disampaikan

—  Menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data

—  Menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi yang bersifat pengulangan

—  Memudahkan pemakaian lembar ganda

—  Memberi tanda pengenal kepada warkat dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan di kemudian hari

—  Memungkinkan adanya keseragaman informasi yang akan disampaikan oleh pengguna atau keseragaman informasi bagi pembuat formulir

—  Membangun image formal dan profesional

Desain formulir:

Banyak pertimbangan untuk mendesain (merancang) sebuah formulir. Untuk formulir internal pertimbangannya lebih ditekankan pada efisiensi serta segi ekonomis, sedangkan formulir eksternal pertimbangannya pada tujuan tambahan, misalnya promosi, image perusahaan. Secara keseluruhan pertimbangan juga didasarkan pada fungsional dan pertimbangan fisik formulir

—  Pertimbangan Fungsional, biasanya lebih ditekankan pada pengendalian biaya serta efisiensi yang berkaitan dengan:

            - Tujuan

            - Cara formulir digunakan

            - Jumlah kopi/lembar yang digunakan

—  Pertimbangan fisik, menyangkut: jenis kertas, jenis tinta, cetakan, ukuran, Font, warna (kaitan dengan filing)

Prinsip Desain Formulir:

Untuk medesain formulir perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

            - Tujuan formulir (untuk: pesan barang)

            - Tentukan informasi tetap dan informasi variable yang perlu dimasukkan

            - Nama formulir

            - Kode (jika ada) dan Logo perusahaan (terutama untuk formulir eksternal)

            - Sediakan ruang yang cukup untuk data/informasi

            - Bentuk yang mudah dibaca, dimengerti, mudah di sisi, dan menarik

             Harus ada standarisasi:

            - Ukuran

            - Jenis kertas

            - Warna dan bentuk huruf

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan formulir:

—  Gunakan kertas yang standar

—  Bila akan ada disposisi untuk tindak lanjut setelah digunakan, sediakan ruang untuk itu

—  Gambaran sistimatis untuk keterangan/informasi yang ingin diperoleh

—  Ukuran harus sesuai dengan kebutuhan

—  Ketebalan kertas harus disesuaikan dengan penggunaan/pemakaiannya (printer/mesin tik)

—  Bila perlu buat kode sebagai alat kontrol pemakaiannya

—  Urutan hal-hal yang ada dalam formulir hendaknya sesuai dengan arus pekerjaan yang dimaksud dalam formulir

—  Dalam menentukan berat/tebalnya kertas, perhatikan:

            - jumlah copy & penggunaan karbon

            - Cara mempersiapkan dan penggunaannya

            - Cara formulir di simpan

            - Lamanya formulir di simpan

Rapat

A.  Pengertian

·         Merupakan suatu pembahasan untukmerumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah.

·         Pertemuan yang sudah diagendakan(dijadwal) untuk membahas permasalahandan memutuskan cara yang akan ditempuhKegiatan yang sudah terperinci agendanyadalam kerangka pembahasan masalah yangdihadapi hingga pemutusan jalan keluat yangakan dihadapi dan lain sebagainya.

B.  Macam – macam Formasi Rapat.

·         Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf“U”dengan posisi pimpinan rapat berada dibarisan paling depan.

·         Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan.

·         Bentuk huruf T : Posisi peserta rapatmembentuk huruf T, dengan posisi pimpinanberada di depan .

·         dan lain sebagainya.

C.  Cara Penjelasan Materi dalam Rapat

·         Materi harus bisa dipahami terlebih dahuluoleh diri sendiri

·         Menggunakan bahasa yang mudah dipahamioleh peserta rapat

·         Menggunakan bahasa tubuh yang sesuaidengan tiap pokok pembahasan rapat

·         Memunculkan karakter yang bisa dijadikansebagai ciri khasMateri disampaikan secara singkat, padat dan jelas

D.  Cara Mengambil keputusan dalam Rapat

·         Musyawarah untuk mufakat : keputusan yangakan diambil harus bisa diputuskan denga nmantap dan bisa diterima oleh semua pesertarapat

·         Votting : Artinya keputusan yang akan diambilberdasrkan dengan suara terbanyak

·         Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinyapimpinan rapa dapat mengambil keputusandengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan

 

Pembawa Acara

Pembawa acara atau pranatacara , atau biasa disebut Master of Ceremony, disingkat MC adalah orang yang bertugas sebagai tuan rumah sekaligus pemimpin acara dalam panggung pertunjukan, hiburan, pernikahan, dan acara-acara sejenis. Pembawa acara membawakan narasi atau informasi dalam suatu acara atau kegiatan, ataupun dalam acara televisi, radio dan film. Pembawa acara biasanya membaca naskah yang telah disiapkan sebelumnya, tapi sering juga mereka harus memberikan komentar atau informasi tanpa naskah.

MC biasanya memperkenalkan peserta atau artis yang segera akan tampil di atas panggung, berdialog dengan penonton, dan secara garis besar berusaha menjaga tempo acara. Bergantung kepada acara yang dibawakan, seorang MC kadang-kadang dituntut untuk dapat membawakan lelucon atau anekdot.

Dalam sebuah acara resmi kenegaraan, MC kadang-kadang berlaku sebagai perwira protokol. Pemimpin upacara Dalam dunia musik hip-hop dan musik dansa elektronik, MC adalah sebutan untuk artis musik yang menciptakan atau membawakan lagu asli yang ditulisnya sendiri. MC berbeda dari DJ (disc jockey) yang memainkan musik untuk pesta dan mencampur berbagai macam musik yang sydah direkam sebelumnya. Shock G dari Digital Underground dalam buku berjudul How to Rap menyatakan bahwa istilah 'MC' dalam hip-hop "berasal dari kata Master of Ceremonies", sehingga tidak mengherankan bila terdapat "banyak nama rapper yang memakai awalan kata MC" (misalnya, MC Hammer).^[1]

Pembawa acara televisi juga dilibatkan dalam penulisan naskah jika diperlukan. Tugas lain yang sering dilakukan oleh pembawa acara antara lain adalah mewawancarai tokoh, menjadi moderator diskusi, dan memberikan komentar pada suatu acara olahraga, parade, dan acara-acara lainnya.

Jenis pembawa acara:

• Presenter televisi
• Pembawa acara berita televisi
• Pembawa acara radio

TUGAS PEMBAWA ACARA / MC

Dalam menjalankan tugasnya, pembawa acara mengumumkan bahwa acara dimulai, memberitahukan susunan mata acara dan mengatur pelaksanaan mata acara demi mata acara hingga acara selesai. Selain itu pembawa acara juga perlu melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan tugas pokok, antara lain:

1. Menyusun Acara

2. Mengecek Kesiapan

3. Membawa Acara

4. Mengendalikan Waktu

5. Memuaskan Hadirin

Pembawa acara harus membekali diri dengan dasar-dasar sebagai berikut:
1. Cara Berpakaian

a. Pakaian harus rapi dan terlihat sopan.

b. Pakaian harus sesuai dengan situasi.

2. Sikap

a. Pandangan saat berbicara tertuju pada seluruh audien.

b. Duduk atau berdiri di tempat yang dapat dilihat audien.

c. Mimik (ekspresi muka/wajah) harus dapat mencerminkan suasana acara.

d. Cara berbicara harus luwes dan disesuaikan dengan suasana.

3. Kebahasaan

a. Pengucapan kata harus jelas dan tepat.

b. Artikulasi tepat.

c. Intonasi juga harus tepat.

d. Hindari lafal kedaerahan.

Untuk menjadi seorang pembawa acara, selain modal suara yang enak didengar, harus juga memiliki kepribadian & intelektual. Artinya pembawa acara harus memiliki pengetahuan luas, kaya akan perbendaharaan kata (meminjam istilah yang trend dikalangan orang radio disebut penyiar radio adalah seniman kata-kata). Seorang pembawa atau event entertainer acarapun seorang seniman kata-kata, memiliki kemampuan bahasa yang memadai, kepribadian yang excellent, artinya dia harus luwes, percaya diri, berjiwa besar, memiliki sense of humor, disiplin, memiliki sikap yang benar, memahami etika, berpenampilan bersih, wajar, sopan dan menarik.

Seorang pembawa acara (event entertainer) akan menjadi pusat perhatian seperti layaknya artis yang tampil di panggung. Untuk itu tampil menarik & enak dilihat adalah suatu keharusan.

Persiapan yang bisa dilakukan saat menjadi pembawa acara adalah :

1. Rileks…pastikan kondisi tubuh & suara fit, segar dan normal

Atasi rasa gugup dengan menarik nafas panjang dan dalam, menggerakkan badan sedikit untuk sekedar melemaskan otot yang kaku, berdiri tegap lalu tersenyumlah

2. Know the room (kenalilah ruangan tempat anda akan menjadi pembawa acara / entertainer)

3. Know the audience cth cooperate event (kenali karakteristik tamu dan pandang mereka  sebagai sahabat)

4. Know the material dari cooperate event (kuasai bahan/ acara yang akan dibawakan)
5. Baca literature yang diperlukan untuk menunjang pengetahuan anda, karena semakin banyak yang anda ketahui tentang acara yang anda bawakan, pasti semakin percaya diri 
6. Susun pointer untuk membantu mengingat apa yang akan diucapkan 
7. Jangan terlalu sering mengucapkan kata (meminta) maaf pada audience 
8. Jangan tinggalkan daftar acara atau rundown acara (meskipun sudah ada stage manager) 
9. Pakaialah pakaian yang serasi/cocok dengan acara, jangan sampai saltum atau salah kostum. (buatlah sedikit saja berbeda dengan tambahan assesories atau pernak-pernik jika harus memakai seragam yang sama dengan tamu atau panitia. Ingat pembawa acara adalah pusat perhatian) 
10. Pakailah make up (meskipun anda laki-laki pakailah sedikit riasan wajah agar wajah tidak mengkilap atau berwarna gelap) 
11. Lakukan gerakan tangan seperlunya saat sudah berada di atas pentas. Jangan sampai berlebihan apalagi untuk menutupi kegugupan. Karena gerakan tubuh yang berlebihan hanya akan mengacaukan penampilan anda 
12. Jaga mulut & tenggorokan selalu basah, untuk itu siapkan air putih yang siap diminum jika dibutuhkan 
13. Jangan makan & minum yang akan mengganggu organ tubuh anda, minimal satu jam sebelum tampil misalnya soda, makanan berlemak (yang bisa membuat mual), makanan pedas atau asam 
14.  Tampillah percaya diri dan beyourself saat anda menjadi entertainer sejati.

 

Penanganan dan Pengendalian Surat-Menyurat

A.  SURAT  MASUK

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.  Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk	Nomor Urut Agenda	Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk	Alamat Pengirim	Hal	Lampiran	Isi Disposisi	Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

B.  SURAT KELUAR

Surat keluar adalah surat sudah lengakap (Bertanggal, Bernama, Berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor atau lembaga lain.

Contoh Surat Pemesanan Barang Kepada Perusahaan di Luar Negeri


_______,  ___  _______ 2010

Kepada,
Yth. _____________

Jln. ______________

Dengan hormat,

Dengan ini, kami ingin melakukan pemesanan produk Anda sebagai berikut.

1.    ………..

2.    ………..

3.    ……….

    Barang-barang tersebut harus dikirimkan sebelum tanggal …………... Pengepakannya harap anti basah beserta asuransinya. Surat kredit yang dibuat Bank … (nama bank) untuk kami telah dikirimkan melalui …………………

Hormat saya,

…………………..
………………….

Format Buku Agenda

Buku Agenda Buku agenda memiliki fungsi sebagai : 1. Mencatat seluruh surat masuk/ keluar. 2. Pengendalian distribusi atau peredaran surat sampai dengan pengarsipan. 3. Mengetahui jenis klarifikasi surat. 4. Mengetahui kebijakan atau tindakan yang diambil oleh pimpinan. 5. Alat ukur aktifitas suatu organisasi. Surat Masuk Ialah tulisan-tulisan atau berita-beita yang diterima dari instansi / pihak lain yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas ini. Surat Keluar Ialah tulisan-tulisan atau berita-beita yang dikirimkan kepada instansi / pihak lain yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/ Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti. Kartu Kendali Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Menurut Wursanto (1991:119), pada umumnya fungsi kartu kendali adalah: 1. Sebagai alat kendali atau kontrol terhadap surat-surat dinas penting 2. Sebagai arsip pengganti selama suratnya masih dalam proses pengolahan 3. Sebagai pengganti buku agenda, buku ekspedisi dan buku kontrol